Você conhece quais são os documentos de carga necessários para importar ou exportar mercadorias?
Passar pela alfândega sem grandes problemas é a meta de qualquer empresa que atua com transporte internacional. Afinal, qualquer interrupção ali pode gerar mais gastos e atrapalhar todo o andamento da operação.
Por isso, é preciso estar atento às burocracias envolvidas na fiscalização alfandegária no Brasil, como cumprir prazos e ter em mãos todos os documentos exigidos para que permitam a entrada e saída legal das mercadorias.
Ao longo deste texto, vamos esclarecer quais são os documentos que você precisa preparar no transporte de cargas e por que exatamente cada um deles importa. Acompanhe!
O que é necessário para importar e exportar?
Antes de pensar na logística, no fornecedor ou no produto, é preciso garantir que a empresa esteja legalmente pronta para operar no comércio exterior.
E isso começa por dois pontos básicos:
- CNPJ regularizado: A empresa precisa estar com o CNPJ ativo e em situação regular junto à Receita Federal.
- Habilitação no RADAR/Siscomex: Essa habilitação é o que permite que a empresa acesse o sistema do governo (Siscomex) e realize operações de importação e exportação. Sem isso, nada feito.
Esses são os primeiros passos. A partir daí, entram os documentos de carga específicos para cada operação, os quais você também vai precisar dominar para não travar a carga no meio do caminho.
Vamos conhecê-los a seguir!
Conheça os documentos comuns à importação e à exportação
Alguns documentos de carga você precisará ter em mãos tanto se for realizar a entrada quanto a saída de mercadorias do país. Eles servem para identificar a carga, registrar valores e reunir outras informações importantes nesses processos.
Saiba quais são eles:
Nota Fiscal
A Nota Fiscal é obrigatória para qualquer empresa que presta serviço de transporte de cargas no Brasil. É ela que regulariza a operação do ponto de vista fiscal e tributário, ou seja, sem ela, a carga nem deveria sair do lugar.
Sendo assim, ela entra na lista dos documentos mais importantes na importação e na exportação.
Ela deve ser emitida pelo importador ou exportador brasileiro no formato eletrônico (NF-e), antes mesmo da carga seguir viagem.
Fatura Comercial
Além dela, para que a carga entre ou saia do Brasil, também é necessário apresentar a Fatura Comercial (ou Commercial Invoice), que funciona como uma espécie de “Nota Fiscal Internacional”.
Esse documento é emitido pelo exportador e precisa, obrigatoriamente, estar assinado por ele.
Atenção a esse ponto: de acordo com o art. 553, inciso II, do Regulamento Aduaneiro, a Declaração Única de Importação (DUIMP) e a Declaração Única de Exportação (DU-E) só podem ser registradas se forem acompanhadas da via original da Fatura Comercial assinada. Sem isso, a carga não é liberada.
Tanto a Nota Fiscal quanto a Fatura Comercial trazem dados como: descrição dos produtos, peso, volume, valor do frete, dados do remetente e do destinatário, entre outras informações.
São esses dados que permitem calcular os tributos envolvidos e verificar se os produtos estão de acordo com as exigências legais para entrar ou sair do país.
Leia também: O que é trânsito aduaneiro e como funciona?
Conhecimento de Embarque
Outro documento muito importante é o Conhecimento de Embarque. Ele comprova que a mercadoria foi de fato embarcada em território internacional e registra todas as condições acertadas para o transporte.
Mais do que isso, ele oficializa o compromisso de que a carga será entregue no destino certo, funcionando como um contrato entre quem envia (o embarcador) e quem transporta.
O formato desse documento de carga muda conforme o modal utilizado:
- BL (Bill of Lading) no transporte marítimo;
- AWB (Air Waybill) no transporte aéreo;
- TIF (Transporte Internacional Ferroviário) no transporte ferroviário;
- CRT (Conhecimento de Transporte Rodoviário) no transporte terrestre.
Certificados específicos
Alguns tipos de carga vão exigir documentos extras para entrar no país, principalmente aquelas que envolvem alimentos ou produtos químicos. Os mais comuns são:
- Certificado de Origem: indica de qual país a mercadoria veio e pode ser necessário para conseguir descontos em impostos ou seguir acordos entre países.
- Certificado Sanitário: usado no caso de produtos de origem animal, como carnes ou laticínios, para garantir que estão seguros para consumo.
- Certificado Fitossanitário: exigido para mercadorias de origem vegetal, como grãos, frutas ou madeira, para provar que não têm pragas ou geram contaminação.
Esses certificados não são pedidos em toda operação, mas quando são, precisam estar corretos, ou a carga pode ser barrada.
Packing List (Romaneio de Carga)
O Romaneio de Carga, também chamado de Packing List, é um documento de carga que lista todas as mercadorias incluídas em uma remessa internacional, seja de importação ou exportação.
Ele é emitido pelo exportador e descreve a quantidade, o conteúdo, o peso, o volume, a forma de acondicionamento e, quando necessário, até a divisão dos itens em volumes separados.
Sua função é facilitar a conferência da carga para as autoridades aduaneiras e para o importador, que já consegue saber o que está vindo, mesmo antes da mercadoria chegar ao destino.
Principais documentos de importação
Vamos agora aos documentos que só fazem sentido na entrada de mercadorias no país, ou seja, os documentos para importação:
Declaração Única de Importação (DUIMP)
A antiga Declaração de Importação (DI) foi oficialmente substituída pela DUIMP (Declaração Única de Importação) no Portal Único do Comércio Exterior (portal Siscomex).
Agora, quem realiza operações de importação precisa fazer todo o processo diretamente por esse novo sistema, que reúne em um só lugar informações antes espalhadas em vários formulários e etapas.
Mas, afinal, o que é essa DUIMP?
Ela é o novo documento obrigatório para quem importa mercadorias e serve como base para o despacho aduaneiro, ou seja, a liberação da carga pela Receita Federal.
É por meio dela que os fiscais verificam se está tudo em conformidade: documentos, mercadoria, valores e tributos.
Na DUIMP, você vai preencher dados como:
- CNPJ do importador e do comprador;
- Descrição completa da mercadoria;
- Volume, peso e tipo de transporte utilizado;
- Classificação fiscal (NCM) do produto;
- Valor aduaneiro (base para o cálculo de impostos);
- País de origem, procedência e forma de aquisição.
Além disso, é preciso anexar documentos de importação obrigatórios, como a já mencionada Fatura Comercial assinada pelo exportador, conforme o art. 553 do Regulamento Aduaneiro (Decreto nº 6.759/2009).
Licença de Importação (LI)
A Licença de Importação (LI) é uma autorização emitida pelo Governo para permitir a entrada de determinados produtos no país.
Ela não é sempre exigida, mas se faz necessária quando a importação está sujeita à aprovação de órgãos reguladores como Anvisa, MAPA, Inmetro, entre outros.
Ela precisa ser registrada no Siscomex e aprovada antes do embarque da mercadoria no exterior. A necessidade dessa licença depende da classificação fiscal (NCM) do produto e das regras aplicáveis a cada tipo de item.
Leia também: Transporte de produtos perigosos: como deve ser feito?
Principais documentos para exportação
Por fim, conheça documentação necessária para exportação, aquelas que são exigidas apenas na saída de mercadorias do Brasil:
Declaração Única de Exportação (DU-E)
A DU-E (Declaração Única de Exportação) é o documento eletrônico que formaliza a operação de exportação no Brasil. Em um único registro, ela reúne todas as informações comerciais, fiscais, aduaneiras e logísticas da carga.
Ou seja, esse é um dos documentos mais importantes para o despacho aduaneiro de exportação.
Assim como a DUIMP, voltada para importações, a DU-E surgiu para simplificar os trâmites e substituir três documentos anteriores:
- o Registro de Exportação (RE),
- a Declaração de Exportação (DE), tanto na versão web quanto para Grande Porte,
- e a Declaração Simplificada de Exportação (DSE).
Com isso, o processo ficou muito mais simplificado. Para isso, é preciso registrar a DU-E diretamente no Portal Único de Comércio Exterior (Siscomex), utilizando os dados da nota fiscal eletrônica (NF-e).
Erros comuns nos documentos de carga e como evitá-los
1. Documentos faltando ou mal preenchidos
Um dos erros mais frequentes é esquecer algum documento ou, ainda, esquecer informações para o preenchimento correto dos dados, por vezes levando ao preenchimento incorreto.
Para evitar esse problema, crie uma lista para cada operação (importação ou exportação) e revise com atenção os campos obrigatórios antes do envio.
2. Divergência de informações entre documentos
Valores, quantidades, descrição das mercadorias, pesos e medidas… tudo isso precisa bater entre os documentos. Inconsistências são motivo de atraso ou até bloqueio.
Revise as informações antes de preencher a documentação para exportação e importação, buscando encontrar possíveis erros e garantir que todos possuam os mesmos dados informados.
3. Descumprimento de prazos
Alguns documentos precisam ser emitidos ou entregues em prazos definidos. Perder o timing pode significar custos extras ou retenção da carga. Anote na agenda para não se esquecer de nada.
4. Falta de tradução quando exigida
Alguns países exigem que certos documentos estejam traduzidos (como faturas ou certificados). Ignorar isso pode travar o desembaraço.
Para evitar esse problema, onsulte previamente os requisitos do país de destino (ou origem, no caso de importações) e, se for o caso, providencie uma tradução juramentada.
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